Organisation

Grundsätzlich ist die Einkaufsorganisation von einer Reihe von Faktoren abhängig. Auf der einen Seite müssen die Mengen, die eingekauft werden sollen, abgeschätzt werden, auf der anderen Seite steht die Frage, wer den Einkauf übernimmt.

Mögliche Einkäufer könnten Schüler, aber auch Lehrer, Hausmeister, Eltern oder weitere Helfer sein. Außerdem besteht die Möglichkeit, dass Produkte von Supermärkten angeliefert werden. Für die zuletzt genannte Möglichkeit muss eine erwachsene Person, also in der Regel die Lehrkraft, Verträge unterzeichnen. Verhandlungen bezüglich der Konditionen können aber die Schüler übernehmen.

Die benötigten Mengen sind nicht leicht abzuschätzen – gerade in der Startphase muss geschaut werden, wie das Angebot der Schülerfirma überhaupt ankommt. Daher sollte am Anfang eher mit geringeren Mengen kalkuliert werden, um möglichst wenig Reste zu erhalten, die entsorgt werden müssen. Eine Anpassung an die Nachfrage kann jederzeit stattfinden. Grundsätzlich muss geplant werden, welche Lebensmittel und Materialien einmal im Monat (z. B. Mineralwasser, Konserven wie Essiggurken), einmal in der Woche (z. B. abgepackter Käse), zweimal in der Woche (z. B. Gemüse) bzw. einmal am Tag (z. B. Backwaren, vor allem Brötchen) eingekauft werden müssen. Mit Hilfe der Rezepte kann die Mengenkalkulation vorgenommen werden, wobei zunächst ein Verkaufsplan erstellt werden sollte. Dieser kann erst von Hand geschrieben werden, später kann im Sinne des Erwerbs vieler Kompetenzen die Berechnung des zu erwartenden Verkaufs mit Hilfe von Excel stattfinden.

Die Schichteneinteilung für den Verkauf (und natürlich auch für die anderen Arbeitsbereiche wie die Zubereitung etc.) von Zwischenmahlzeiten muss sorgfältig vorgenommen werden. Nur so kann das Angebot lückenlos aufrechterhalten bleiben. Die Idee der Schülerfirma sieht vor, dass die Schüler in besonderem Maße für ihr Unternehmen zuständig sind. Der Verkauf sollte dementsprechend nur von Schülern übernommen werden.

Die einfachste Möglichkeit, schnell Planungen vorzunehmen, ist die des Einsatzes einer Magnetwand. In einer Tabelle werden die Pausen, in denen Zwischenmahlzeiten angeboten werden sollen, vermerkt. Jeder in der Schülerfirma mitarbeitende Schüler erhält einen Magneten, der besagt, wann er arbeitet. Die Magnete bieten den Vorteil, dass bei der Planung schnell eine Einteilung verschoben werden kann. Zusätzlich sollte die endgültige Planung schriftlich festgehalten werden.

In einer Arbeitszeitliste wird die Einteilung der Schüler festgehalten. Diese beinhaltet das Datum, den Namen des Schülers, die Arbeitszeit von/bis, die Arbietsstunden und die Unterschrift des Abteilungsleiters.